Irodai adminisztratív pozíciókra szóló álláshirdetéssel gyakorlatilag napi szinten találkozhatunk az állásportálokat böngészve. Sokak számára azonban nem mindig egyértelmű, hogy milyen feladatokkal és mekkora felelősséggel jár ez a munkakör. Ez ugyanis cégenként eltérő lehet, van, ahol az adminisztrátor csak adatbevitelt végez, míg máshol komplexebb, az iroda működését meghatározó feladatokat lát el. A következőkben a munkakörről kialakult homályos kép tisztázása érdekében, összegyűjtjük annak legfőbb jellegzeteségeit.
Az irodai adminisztrátorok feladatai
Az irodai munkakörökön belül több különböző pozíciót is megkülönböztetünk, melyek sokszor meglehetősen különböznek egymástól, mind a feladatok terén, mind pedig az ehhez megkövetelt kvalitások terén. Talán meglepő lehet, de a recepciósok munkaköre is az adminisztratív pozíciók közé sorolandó. Az ő feladataik nagyrészét főként a vendégek kiszolgálása és útbaigazítása jelenti, amihez elengedhetetlen, hogy nyitott és kommunikatív személyiséggel rendelkezzenek.
Az egyik legismertebb irodai adminisztrációs munkakört jelenti az adatrögzítők pozíciója, akik – nem meglepő módon – különböző adatbeviteli tevékenységeket látnak el, de nem ritka, hogy a dokumentumok kezelése, lefűzése, és egyéb hasonló jellegű irodai tevékenységek is a felelősségeik közé tartozzanak. Ebben a pozícióban a precizitás, valamint a monotonitástűrés az, ami leginkább elengedhetetlen.
Az adminisztrátori munkakörökben ennél magasabb pozíciót töltenek be az asszisztensek. Ők már egy adott területre specializálódnak (pl. pénzügy, marketing). Általában ezekhez az állásokhoz már felsőfokú végzettség szükséges, és feladataik is jóval felelősségteljesebbek. Egy pénzügyi asszisztensnek például feladata lehet az általános adminisztratív tevékenységeken felül: vevői számlák kiállítása, házi pénztár kezelése, számla-megfelelőség ellenőrzése. Természetesen ez csak egy szemléltető példaként felhozott terület, ezen kívül számos egyéb más szakmákban találkozhatunk asszisztensi munkakörökkel.
Az adminisztrátori pozíciók hierarchiájának csúcsán egyértelműen az irodavezetők pozíciója áll. Ők azok, akik egy teljes iroda működését egyben tartják, irányítják. Ebből adódóan a felsőfokú végzettség mellett rendszerint megkövetelt a legalább 5 éves szakmai tapasztalat, valamint a felsőfokú nyelvtudás. Emellett természetesen egyfajta vezetői véna is mindenképpen szükséges a hatékony helytálláshoz.
Adminisztrációs munka diákként?
Az adminisztrációs munkák kiváló lehetőséget biztosítanak a diákoknak arra, hogy bepillantást nyerjenek egy vállalat hétköznapjaiba, és valós szakmai tapasztalatra tegyenek szert. A cégek pedig előszeretettel alkalmaznak fiatalokat ilyen jellegű munka elvégzésére Kecskeméten is, és nekik gyakran az iskolai éveket követően főállású, már magasabb pozícióra szóló lehetőséget kínálnak. A diákmunka lehetőségeiről és főbb feltételeiről egyébként itt írtunk részletesebben:
Tanácsok az álláskereséshez
Fontos tudnivaló, hogy az adminisztrációs pozíciókra általában rengeteg jelentkező szokott lenni, vagyis, ha ilyen területen szeretnénk elhelyezkedni, akkor mindenképpen türelmesen és kitartóan kell próbálkoznunk. Érdemes lehet a jelentkezéshez motivációs levelet is készítenünk, ugyanis ily módon egyfajta képet is adhatunk szövegszerkesztési képességeinkről, ami különösen hasznos lehet egy olyan pozíció esetében, ami jellemzően sok e-mailezéssel jár. A motivációs levél elkészítéséhez ez a cikk nyújthat iránymutatást:
Ha célt ér pályázati anyagunk, és behívnak egy állásinterjúra, akkor fontos, hogy azon elegánsan, és egyfajta pozitív attitűdöt sugározva jelenjünk meg. Ezekben a munkakörökben rendkívül sokat számít a talpraesettség és magabiztosság, tehát igyekezzünk összességében egy ilyesfajta képet kialakítani magunkról.
Ha pedig esetleg még csak az álláskeresési fázisnál tartanánk, akkor mindenképpen látogassunk el a https://kecskemetallas.hu/ főoldalára, és böngésszünk az aktuális lehetőségek között.
KecskemetAllas.hu / N.G.