A céges kommunikáció egyik legfőbb csatornáját manapság már az e-mail jelenti, ugyanakkor a telefonhívások azok gyorsasága, illetve közvetlensége miatt továbbra is legalább annyira népszerűek. Ahogy e-mailben úgy természetesen telefonon sem mindegy, hogy miként nyilvánulunk meg, van egy fajta etikett, amit követnünk kell minden céges telefonhíváskor. A következőkben erről fogunk néhány szót szólni, de mielőtt ezt megtennénk, ahhoz is adunk némi iránymutatást, hogy a magánjellegű hívásainkat miként kezeljük a munkahelyünkön.
Magánjellegű hívások a munkahelyen
A magánjellegű hívásokkal kapcsolatban érdemes óvatosnak lennünk a munkahelyünkön, főként akkor, ha több kollégával is egy közös térben dolgozunk. Ha mégis halaszhatatlan hívásunk érkezne (pl. gyermekünk vagy más közeli hozzátartozónk hívna), akkor is igyekezzünk úgy felvenni a telefont, hogy a hívás elején hangsúlyozzuk, hogy az irodából telefonálunk. Sőt, a legjobb, ha ezt nem is az asztalunknál tesszük, hanem inkább gyorsan elvonulunk egy olyan helységbe, ahol senkit nem zavarunk.
Emellett pedig ne feledkezzünk meg arról, hogy munkavállalóként kötelesek vagyunk a munkaidő alatt munkaképes állapotban végig a munkáltató rendelkezésére állni. Ez egyben azt is jelenti, hogy nem végezhetünk olyan tevékenységet, ami elterelné a figyelmünket a munkáról. Ha ennek ellenére van olyan rugalmas a munkáltatónk, hogy mégis engedné a magánjellegű hívásokat a munkaidő alatt, akkor sem tanácsos visszaélni ezen kedvezménnyel.
Hivatalos, céges hívás: így készüljünk rá
Mielőtt hívást indítanánk a cég nevében, fontos, hogy tegyünk néhány előkészületi lépést, annak érdekében, hogy minél összeszedettebbnek mutatkozzunk. Gondoljuk végig, hogy mit szeretnék mondani, és amennyiben valamilyen dokumentumra vagy bármilyen egyéb iratra szeretnénk hivatkozni, azt készítsük a közvetlen közelünkbe, hogy a felmerülő kérdések esetén azonnal tudjunk válaszolni. Érdemes továbbá tollal és valamilyen jegyzetelésre alkalmas füzettel, papírral is készülnünk, annak érdekében, hogy biztosan ne felejtsük el a megbeszélteket.
Abban az esetben, ha minket hívnának, csak akkor vegyük fel a telefont, ha valóban ráérünk, esetleg vegyük fel, de jelezzük, hogy nem alkalmas az időpont és később visszatelefonálunk. Semmi esetre se sürgessük viszont a telefonálót, az ugyanis hatalmas illetlenség és tiszteletlenség.
Etikett a telefonhívás során
A hívást természetesen azonnali bemutatkozással illendő kezdeni, függetlenül attól, hogy mi indítjuk vagy fogadjuk azt (ez alól némiképp kivételt jelenthet, ha valamely közvetlen kollégát hívjuk, aki ismeri a céges számunkat). A bemutatkozást követően fontos, hogy világosan és lényegre törően fogalmazzunk, nem biztos ugyanis, hogy a másik fél túlságosan ráér. Térjünk tehát mihamarabb a lényegre. A hívás során nem tanácsos kihangosítót használni, mivel egyrészt zavarólag hathatnak a beszűrődő háttérzajok, valamint olyanok is hallhatják a beszélgetést, akikre ez egyébként nem tartozik. Ha erre mégis rászorulnánk (pl. vezetés közben), akkor is érdemes fülhallgatót használni.
Fontos, hogy az üzleti kommunikáció során soha – így természetesen a telefonbeszélgetés alatt sem – használhatunk szlengeket. Törekedjünk arra, hogy szakmai nyelvet alkalmazzunk, ezzel is profizmust sugallva. Fokozottan ügyeljünk továbbá a modorunkra, az egyes súrlódások esetén igyekezzünk nem azonnal felkapni a vizet. Végezetül pedig ne feledkezzünk meg arról, hogy az etikett szerint mindig a hívó félnek kell kezdeményezni a búcsút, fordított esetben azt a benyomást kelthetjük, hogy igyekszünk megszabadulni a beszélgetőpartnertől. További információk a munkahelyi telefonos etikettel kapcsolatban:
https://rendezvenybiblia.hu/10-alapszabaly-a-telefonalas-protokolljarol/
Bizonyos pozíciókban kiemelten fontos az etikett ismerete
Az előbbiekben bemutatott etikett szabályokat általánosságban minden munkavállalónak fontos ismernie, ugyanakkor vannak munkakörök, amelyek betöltőire ez fokozottan igaz. Ha például valaki ügyfélszolgálatosként, titkárként/titkárnőként vagy asszisztensként helyezkedne el Kecskeméten vagy bárhol máshol az országban, akkor számolnia kell azzal, hogy rengeteg hívást kell majd napi szinten lebonyolítania, és ezek során igazodnia kell egy protokolhoz, etiketthez.
KecskemetAllas.hu / N.G.