Valószínűleg senkit nem ér váratlanul, ha azt mondjuk, hogy manapság a céges kommunikáció jelentős mértékben e-mailben történik. Természetes – mint szinte mindennek a vállalati életben – ennek is vannak bizonyos betartandó szabályai. Egyes részletek sokszor vállalatspecifikusak, ugyanakkor mégis van egy általános iránya annak, hogy miként szükséges használni ezt a kommunikációs csatornát. A következőkben ehhez nyújtunk némi segítséget, vagyis összefoglaljuk, hogy melyek azok a legfőbb szempontok, amelyekre a munkahelyi levelezéseink során ügyelnünk kell.
Amit érdemes szem előtt tartani
Fontos, hogy ne csak magára a megírt tartalomra ügyeljünk, hanem egyéb formaiságokra is. Ilyen például a tárgy mező kitöltése, ahol törekednünk kell arra, hogy egyértelmű utalást tegyünk a cég tartalmára, nehogy véletlen elkerülje a címzett figyelmét. Ezt követően, abban az esetben, ha valakivel először vesszük fel a kapcsolatot, akkor a „Kedves …” megszólítást érdemes alkalmaznunk, és elég csak a keresztnevet kiírnunk, kivéve, ha ellenkezőjét a levél hivatalossága nem indokolja.
A tartalmi elem megfogalmazásakor törekedjünk arra, hogy lényegre törően, ugyanakkor mégis választékosan fogalmazzunk. Ha hosszabb levelet írnánk, akkor tagoljuk bekezdésekre, semmi esetre se egy összefüggő tömbben fogalmazzuk meg mondanivalónkat. Kiemelt módon figyeljünk a helyesírásra is, hisz könnyen kellemetlen helyzetbe tudjuk magunkat hozni egy-egy durva nyelvtani hibával.
A lezáráshoz pedig érdemes alkalmazni néhány cselekvésre ösztönző szót, annak érdekében, hogy mielőbb választ kapjunk a megkeresésünkre. Ilyen lehet például az „Előre is köszönve”, vagy „Várom szíves válaszát” stb. Érdemes továbbá e-mail aláírást is használnunk, amivel profizmust, magabiztosságot sugározhatunk. Ebben többek között szerepelhet a teljes nevünk (esetleg, ahogy szeretnénk, hogy szólítsanak), munkakörünk, beosztásunk, e-mail címünk, telefonos elérhetőségünk, de akár a LinkedIn profilunk is. Sok cégnél ezenkívül használnak még sablonszöveget is, amiben például a vállalat mottóját, legfontosabb értékeit fogalmazzák meg. További információkkal a vállalati levelezéssel kapcsolatban az alábbi cikkek szolgálhatnak:
https://allasorias.hu/blog/e-mail-cimzesek-mert-ez-fontos/
https://marketingblogger.hu/email-iras-szabalyai/
Kerülendő hibák
Nem is hibának, hanem inkább tabunak számít a céges e-mailt magánlevelezésre használni. A céges e-mailről küldött leveleinkkel ugyanis egyben a vállalatot is képviseljük, és korántsem arra való, hogy azon keresztül személyes tartalmakat osszunk meg ismerőseinkkel.
Fontos továbbá, hogy ha e-mailt írunk akkor ne csak a szavak helyesírására ügyeljünk, hanem az írásjelek használatára is. Sokan például eltúlozzák a felkiáltójelek használatát, ami azt az érzést keltheti az olvasóban, hogy kiabálnak vele. Emellett az indokolatlan nagybetűk használatát is igyekezzünk kerülni, hisz a csupa nagybetűvel írt szavak ugyancsak egyfajta dühösebb fellépésre utalhatnak.
Érdemes emellett az emotikonok használatára is figyelni. Vállalati életben egyáltalán nem tanácsos ezek használata, bár, ha valakivel már hosszabb ideje levelezünk, és esetleg jobb kapcsolatot is ápolunk az illetővel, akkor néha egyszer-egyszer belefér.
Végezetül pedig fontos, hogy az elköszönésre legalább akkora figyelmet fordítsunk, mint a megszólításra, ugyanis egy jól megfogalmazott, igényes e-mailt is teljes egészében tönkre tehet egy oda nem illő elköszönés. Biztosan nem lövünk mellé az „Üdvözlettel” fordulattal, ugyanakkor annak rövidítést az „Üdv” szócskát már nem tanácsos használni. Közvetlenül a hétvége előtt íródott levelekben pedig akár jó hétvégét kívánni is illő lehet.
Ha pedig álláskeresőként vissza szeretnénk térni a céges mindennapokba, akkor mindenképpen látogassunk el a https://kecskemetallas.hu/ főoldalára, és böngésszünk az aktuális lehetőségek között.
KecskemetAllas.hu / N.G.